Conditions générales de vente et d’utilisation

Version 1.0 — en vigueur au [à compléter : date de mise en ligne]

Article 1 — Éditeur et objet

Le service Proovia (le « Service ») est édité par [à compléter : Markowicz Consulting, forme juridique, capital], dont le siège est situé [à compléter : adresse], immatriculée sous le numéro SIREN [à compléter], TVA intracommunautaire [à compléter] (le « Prestataire »). Contact : [à compléter : adresse e-mail de contact].

Les présentes conditions générales (les « CGV ») régissent l’accès et l’utilisation du Service, logiciel en ligne d’aide à la préparation des audits de certification Qualiopi, par toute personne morale ou physique agissant à des fins professionnelles (le « Client »).

Le contrat de sous-traitance de données personnelles, accessible à l’adresse proovia.fr/contrat-sous-traitance, fait partie intégrante des CGV (ensemble, le « Contrat »). En cas de contradiction sur un point relatif aux données personnelles, le contrat de sous-traitance prévaut.

Article 2 — Définitions

• Espace : environnement de travail dédié à un organisme (organisme de formation, CFA, centre de bilans de compétences, organisme d’accompagnement VAE), contenant ses documents et données. Chaque Espace fait l’objet d’un abonnement distinct.
• Utilisateur : personne physique disposant d’un compte et invitée dans un Espace par le Client (dirigeant, salarié, formateur, consultant…).
• Propriétaire et Administrateur : Utilisateurs habilités par le Client à gérer l’Espace, ses membres et son abonnement.
• Contenus du Client : documents, fichiers, textes et informations déposés dans un Espace.
• Période d’essai : période gratuite de découverte décrite à l’article 5.

Article 3 — Clientèle professionnelle et acceptation

Le Service est réservé aux professionnels. En créant un compte, le Client déclare agir pour les besoins de son activité professionnelle et reconnaît que l’abonnement entre dans le champ de son activité principale ; les dispositions du code de la consommation relatives au droit de rétractation ne s’appliquent pas.

Le Contrat est accepté par la case à cocher prévue lors de l’inscription ou de l’acceptation d’une invitation. La personne qui accepte déclare disposer du pouvoir d’engager le Client. Le Prestataire conserve la trace de l’acceptation et de la version acceptée.

Article 4 — Description du Service

Le Service permet notamment de : consulter le référentiel national qualité et son guide de lecture en vigueur ; déposer et classer des preuves ; mesurer la couverture documentaire des indicateurs ; identifier des écarts et suivre un plan d’action ; préparer un dossier d’audit ; travailler à plusieurs dans un Espace.

Le Service est fourni en l’état de ses fonctionnalités au jour de la souscription. Le Prestataire peut le faire évoluer, notamment pour suivre les évolutions réglementaires du référentiel, à condition de ne pas réduire substantiellement les fonctionnalités essentielles souscrites.

Outil d’aide à la préparation. Les indications fournies par le Service (taux de couverture, suggestions de rattachement, contrôles de mentions, risques de non-conformité) sont des aides fondées sur des règles automatisées et sur l’interprétation du Prestataire des textes en vigueur. Elles ne constituent ni un conseil juridique, ni une évaluation de conformité. La décision de certification relève exclusivement de l’organisme certificateur. Le Prestataire ne garantit pas l’obtention, le maintien ou le renouvellement de la certification Qualiopi.

Article 5 — Période d’essai

Chaque nouvel Espace bénéficie d’une Période d’essai gratuite de trente (30) jours, avec l’ensemble des fonctionnalités et sans communication de moyen de paiement. À l’issue de la Période d’essai, sans souscription d’un abonnement, l’Espace passe en lecture seule : les Contenus du Client restent consultables et exportables, mais ne peuvent plus être modifiés. Le Prestataire peut refuser ou limiter les essais en cas d’usage abusif (création répétée d’Espaces pour prolonger l’essai, notamment).

Article 6 — Prix et facturation

L’abonnement est facturé cent quatre-vingt-dix-neuf euros hors taxes (199 € HT) par mois et par Espace, TVA au taux en vigueur en sus, pour un nombre illimité d’Utilisateurs dans l’Espace. Le prix applicable est celui affiché au moment de la souscription.

L’abonnement est payable mensuellement et d’avance, par carte bancaire ou par tout autre moyen proposé lors de la souscription, via le prestataire de paiement Stripe. Le Client autorise les prélèvements récurrents correspondants. Une facture est émise à chaque échéance et mise à disposition dans l’espace « Abonnement ». Le Client renseigne une adresse de facturation exacte et, le cas échéant, son numéro de TVA intracommunautaire.

Le Prestataire peut modifier ses prix en informant le Client par e-mail au moins trente (30) jours avant leur application. Le nouveau prix s’applique à la première échéance suivant ce délai. Le Client qui le refuse peut résilier son abonnement avant cette échéance, sans frais.

Des codes promotionnels ou des remises peuvent être accordés ; ils ne valent que pour la durée et les conditions indiquées.

Article 7 — Retard et défaut de paiement

En cas d’échec d’un paiement, le Prestataire en informe les Administrateurs de l’Espace par e-mail et le prestataire de paiement procède à de nouvelles tentatives pendant quelques jours, durant lesquels l’accès est maintenu. À défaut de régularisation, l’abonnement prend fin et l’Espace passe en lecture seule, dans les conditions de l’article 5.

Conformément à l’article L. 441-10 du code de commerce, toute somme non payée à l’échéance entraîne de plein droit des pénalités de retard au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix (10) points de pourcentage, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros (40 €).

Article 8 — Durée et résiliation

L’abonnement est conclu pour une durée d’un (1) mois, renouvelée tacitement de mois en mois, sans engagement de durée.

Le Client peut résilier à tout moment depuis l’espace « Abonnement » (portail de gestion). La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours ; toute période commencée est due et n’est pas remboursée. À la date d’effet, l’Espace passe en lecture seule.

Le Prestataire peut résilier un abonnement moyennant un préavis de trente (30) jours notifié par e-mail. En cas de manquement grave du Client (notamment usage illicite, atteinte à la sécurité du Service, non-paiement persistant), le Prestataire peut suspendre l’accès, puis résilier le Contrat après une mise en demeure restée sans effet pendant huit (8) jours, sans préjudice de dommages et intérêts.

Article 9 — Comptes et obligations du Client

Le Client est responsable de la gestion des accès à son Espace : désignation des Utilisateurs et de leurs rôles, retrait des personnes qui ne doivent plus y accéder, notamment à leur départ. Chaque Utilisateur dispose d’identifiants personnels qu’il garde confidentiels ; toute action effectuée avec ces identifiants est réputée effectuée par l’Utilisateur concerné.

Le Client s’engage à :

• utiliser le Service conformément à sa destination, aux lois en vigueur et au Contrat ;
• ne déposer que des Contenus qu’il est en droit de détenir et de traiter, et dont la conservation est nécessaire à la démonstration de sa conformité ;
• ne pas déposer de données de santé au sens de l’article L. 1111-8 du code de la santé publique (certificats médicaux, comptes rendus médicaux…). Les informations relatives à la situation de handicap d’un bénéficiaire sont limitées à ce qui est strictement nécessaire à la démonstration des mesures d’accessibilité et de compensation, de préférence sous forme pseudonymisée ;
• ne pas tenter d’accéder aux Espaces d’autres clients, de contourner les mesures de sécurité, ni de perturber le fonctionnement du Service ;
• signaler sans délai au Prestataire toute utilisation non autorisée de son Espace dont il aurait connaissance.

Article 10 — Contenus et données du Client

Le Client reste seul propriétaire des Contenus du Client. Il concède au Prestataire, pour la seule durée du Contrat, le droit de les héberger, de les reproduire et de les traiter dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture du Service.

Réversibilité. Le Client peut à tout moment, y compris en lecture seule, exporter l’ensemble de ses documents d’origine et des données de l’Espace dans des formats ouverts (fonction « Tout exporter »). Le Propriétaire peut supprimer définitivement l’Espace à tout moment.

Conservation après la fin de l’abonnement. Les Espaces sans abonnement actif restent accessibles en lecture seule. Le Prestataire peut supprimer les Espaces sans abonnement actif ni connexion depuis plus de douze (12) mois, après en avoir informé les Propriétaires par e-mail au moins trente (30) jours à l’avance. Les données supprimées disparaissent des sauvegardes au terme de leur cycle de rotation, d’une durée maximale de trente (30) jours.

Données personnelles. Pour les Contenus du Client, le Client est responsable de traitement et le Prestataire agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions du contrat de sous-traitance. Pour la gestion des comptes, de la facturation et de la relation commerciale, le Prestataire agit en qualité de responsable de traitement, dans les conditions de sa politique de confidentialité.

Article 11 — Disponibilité, sécurité et assistance

Le Prestataire met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l’accès au Service vingt-quatre heures sur vingt-quatre et sept jours sur sept, dans le cadre d’une obligation de moyens. L’accès peut être interrompu pour maintenance ; le Prestataire s’efforce de réaliser les opérations planifiées en dehors des heures ouvrées et d’en prévenir les Clients lorsque l’interruption excède une heure.

Le Service est hébergé en France. Les mesures de sécurité mises en œuvre (chiffrement des Contenus au repos et des échanges, cloisonnement des Espaces, sauvegardes quotidiennes, journalisation) sont décrites à l’annexe 2 du contrat de sous-traitance.

Le Client est invité à conserver ses propres exports des documents essentiels à son activité.

L’assistance est assurée par e-mail à l’adresse [à compléter], les jours ouvrés, avec un objectif de première réponse sous deux (2) jours ouvrés.

Article 12 — Propriété intellectuelle

Le Service, ses logiciels, sa présentation, ses textes de vulgarisation, ses bases de règles et la marque Proovia sont la propriété exclusive du Prestataire ou de ses concédants. Le Contrat confère au Client et à ses Utilisateurs un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l’abonnement et pour les besoins internes de l’Espace. Toute reproduction, extraction ou réutilisation non autorisée est interdite.

Les textes officiels (référentiel national qualité, guide de lecture) restent la propriété de leurs auteurs et sont reproduits à titre d’information.

Article 13 — Responsabilité

Chaque partie est responsable des dommages directs et prévisibles causés à l’autre partie par ses manquements prouvés au Contrat.

Le Prestataire n’est pas responsable : des décisions prises par l’organisme certificateur ou un financeur, ni de leurs conséquences ; de l’exactitude, de la complétude ou de la licéité des Contenus du Client ; des dommages indirects tels que perte de chiffre d’affaires, de clientèle, de financements ou d’opportunités ; des dommages résultant d’une utilisation non conforme du Service ou d’un manquement du Client à la sécurité de ses accès.

La responsabilité totale du Prestataire, toutes causes confondues, est limitée au montant hors taxes effectivement payé par le Client au titre de l’Espace concerné au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne s’applique pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux dommages corporels.

Article 14 — Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil, notamment défaillance majeure de l’hébergeur ou des réseaux de télécommunication, cyberattaque d’ampleur, sinistre ou décision des pouvoirs publics. Si l’empêchement dure plus de trente (30) jours, chaque partie peut résilier le Contrat par e-mail, sans indemnité.

Article 15 — Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre partie dont elle a connaissance à l’occasion du Contrat, pendant sa durée et cinq (5) ans après son terme. Le personnel du Prestataire n’accède aux Contenus du Client qu’à la demande du Client, pour les besoins de l’assistance, ou pour satisfaire une obligation légale.

Article 16 — Sous-traitants du Prestataire

Le Prestataire peut faire appel à des prestataires pour l’exécution du Service (hébergement, envoi d’e-mails, paiement). La liste des sous-traitants ayant accès aux données personnelles du Client figure à l’annexe 3 du contrat de sous-traitance. Le Prestataire reste responsable envers le Client de l’exécution de leurs obligations.

Article 17 — Références

Sauf opposition du Client notifiée par e-mail, le Prestataire peut citer le nom et le logo du Client à titre de référence commerciale. Aucune information relative aux Contenus du Client n’est jamais divulguée.

Article 18 — Modification des CGV

Le Prestataire peut modifier les CGV. Les modifications sont notifiées par e-mail aux Propriétaires et Administrateurs au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. Le Client qui les refuse peut résilier son abonnement avant cette date, sans frais ; à défaut, les nouvelles CGV s’appliquent à leur date d’entrée en vigueur. Les modifications imposées par la loi ou la réglementation peuvent s’appliquer sans délai.

Article 19 — Dispositions générales

Si une stipulation du Contrat est déclarée nulle, les autres stipulations demeurent applicables. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d’un manquement ne vaut pas renonciation. Le Client ne peut céder le Contrat sans l’accord préalable du Prestataire. Les notifications sont valablement faites par e-mail à l’adresse du Propriétaire de l’Espace et, pour le Prestataire, à l’adresse de contact indiquée à l’article 1.

Article 20 — Droit applicable et litiges

Le Contrat est soumis au droit français. Les parties recherchent une solution amiable avant toute action. À défaut d’accord dans un délai de trente (30) jours, et dans les limites autorisées par la loi, tout litige relève de la compétence des tribunaux du ressort de [à compléter : ville du siège du Prestataire].